Trắc nghiệm · Quản lý
Trắc nghiệm phối hợp liên phòng ban
Việc chung giữa các phòng ban chạy tốt hay tắc thường do một vài yếu tố quyết định. Bài này dùng 12 yếu tố của Glenn Parker để anh/chị chấm một nhóm liên phòng ban cụ thể: yếu tố nào quan trọng, yếu tố nào đang hở, và nên bàn điều gì trước.
Trước khi bắt đầu
12 yếu tố, mỗi yếu tố chấm hai lần, khoảng 5 phút
Với mỗi yếu tố, anh/chị chấm hai lần. Lần một: yếu tố này quan trọng đến đâu với thành công của nhóm, từ 1 (không quan trọng) đến 5 (có tính quyết định). Lần hai: anh/chị đồng ý đến đâu với phát biểu về nhóm hiện nay, từ 1 (rất không đồng ý) đến 5 (rất đồng ý). Cuối bài có một câu về thành công chung của nhóm.
- 2 câu mở đầu và 25 lượt chấm
- Khoảng 5 phút
- Xem kết quả ngay sau khi làm
Hai điểm trả lời hai câu hỏi khác nhau. Mức quan trọng cao không có nghĩa là nhóm đang làm tốt. Nhóm liên phòng ban ở đây là một nhóm có mục tiêu chung, thành viên đến từ nhiều phòng ban hoặc chuyên môn.
Về mô hình
Mười hai yếu tố của một nhóm liên phòng ban hiệu quả
Trong sách Cross-Functional Teams, Glenn Parker nêu mười hai yếu tố giúp một nhóm liên chức năng làm việc hiệu quả. Phiếu khảo sát của ông hỏi hai điều về mỗi yếu tố: nó quan trọng đến đâu với nhiệm vụ của nhóm, và nhóm đang đáp ứng ra sao. Chỗ đáng bàn nhất là những yếu tố nhóm cho là quan trọng nhưng chưa đạt.
- 1Hiệu quả lãnh đạoNgười dẫn dắt có đủ chuyên môn để các phòng ban tin và đủ kỹ năng để điều hành một đội không cùng cấp trên.
- 2Trao quyềnQuyền hành động của nhóm rõ ràng và đi cùng với trách nhiệm.
- 3Mục tiêu chungTầm nhìn, sứ mệnh và mục tiêu do chính nhóm xây dựng, được mọi thành viên cùng chia sẻ.
- 4Ghi nhận đóng gópĐóng góp của từng người cho việc chung được nhìn thấy và ghi nhận đúng mức.
- 5Rõ vai tròMỗi người hiểu điều nhóm trông đợi ở mình và ở các thành viên khác.
- 6Quản lý quan hệ bên ngoài nhómNhóm chủ động giữ quan hệ với các nhóm khác, khách hàng và những người có ảnh hưởng đến kết quả.
- 7Đánh giá thành tíchKết quả làm việc trong nhóm liên phòng ban có mặt trong đánh giá thành tích của từng người.
- 8Đào tạo đội ngũTrưởng nhóm và thành viên đã được học các kỹ năng làm việc nhóm cần cho nhiệm vụ này.
- 9Quy mô nhómSố người đủ gọn để trao đổi và ra quyết định; nhóm đông thì có nhóm nhỏ hoặc nhóm nòng cốt.
- 10Hỗ trợ của quản lýCấp quản lý làm gương, khen thưởng tinh thần hợp tác và cấp đủ nguồn lực cho nhóm.
- 11Chất lượng quan hệ giữa các thành viênSự tin cậy giữa các thành viên, thể hiện qua cách trao đổi, lắng nghe, xử lý xung đột, ra quyết định và họp.
- 12Định hướng khách hàngNhu cầu của khách hàng là điều nhóm đặt lên trước hết khi phải lựa chọn.
Trang này cho anh/chị góc nhìn của riêng mình. Để chẩn đoán một nhóm, mọi thành viên cùng làm phiếu, Athena tổng hợp theo từng yếu tố và dẫn buổi thảo luận để nhóm chọn hai đến ba việc ưu tiên.
Mười hai yếu tố và cách chấm hai thang theo Survey of Cross-Functional Teamwork trong sách Cross-Functional Teams của Glenn M. Parker (bản thứ hai, Jossey-Bass, 2003). Các phát biểu do Athena Consulting viết lại bằng tiếng Việt, không phải bản dịch chính thức của phiếu gốc và chưa được kiểm định. Cách xếp bốn nhóm kết quả và các gợi ý việc nên bàn là của Athena Consulting.
Athena Consulting
Cho cả nhóm liên phòng ban cùng làm phiếu, nhận bản tổng hợp theo từng yếu tố và một buổi thảo luận chọn ưu tiên do Athena dẫn dắt.